Более полувека назад историк и писатель К. Норткот Паркинсон, наблюдая за работой бюрократической системы, сформулировал наблюдение, которое стало, наряду с принципом Парето 80/20 , одним из наиболее важных инструментов в практике управления временем.
Это наблюдение о природе человека известно как закон Паркинсона гласит:
«Выполняемая работа расширяется, чтобы заполнить время, отведённое для её завершения».
Данный закон можно трактовать и по-другому: Значимость и сложность воспринимаемой вами задачи будет расти пропорционально времени, которое вы тратите на её выполнение.
Это делает работу больше похожей на газы, чем на твёрдые тела. Работа, как и газ, стремится заполнить все доступное пространство.
Сформулированный таким образом закон означает, что работа, которую должен выполнять сотрудник, будет «растянута» на всё время, отведённое для её выполнения, и будет откладываться как можно дольше. И не имеет значения, что она может быть выполнена в гораздо более короткий срок.
Часто, чем больше времени мы отводим на выполнение задачи, тем дольше мы откладываем момент, когда, наконец, за неё возьмёмся. Поэтому очень важно планировать свои задачи так, чтобы использовать своё время как можно более эффективно. Также стоит обратить внимание на время, в течение которого мы выполняем задачи, а также время, которое мы тратим впустую по разным причинам, намеренно или непреднамеренно. Это позволит нам понять, как мы работаем, и как мы можем его оптимизировать.
Первый закон Паркинсона, или почему мы так плохо справляемся с удаленной работой
Паркинсон утверждал, что выполняемая работа растягивается, чтобы заполнить отведенное на неё время. Это означает, что, если у сотрудника есть какой-то период времени для выполнения какой-либо задачи, он, вероятно, сделает всё в последний момент.
Всё просто, если для ответа на официальное письмо отводится четырнадцать дней, то ответ будет готов не раньше, чем в последний, четырнадцатый день.
Помимо работников, это правило очень часто применяют студенты, которые фактически учатся только во время сессии.
Почему это происходит?
Мы просто никуда не торопимся, как не торопятся и все остальные. Если наша зарплата не зависит от результатов работы, мы всегда найдем время для перерыва на кофе, общение с друзьями и долгого обеда.
Но давайте представим, что произойдет, если наша зарплата будет зависеть от производительности нашего труда. Станете ли вы откладывать работу на последний момент, или сделаете всё максимально быстро, чтобы остаток 8 часового рабочего дня потратить на что-то, что вам действительно нравиться?
Думаю, ответ очевиден!
Ножницы Паркинсона
Закон Паркинсона показывает, что мы можем значительно сократить объём времени, необходимого для выполнения задачи, просто приблизившись к дате завершения.
Сокращение срока вынуждает вас найти способ как упростить работу и выявить ей суть, а также понять какая часть работы действительно важна, а какая не стоит потраченного времени. Таким образом, сокращение времени выполнения помогает сосредоточиться на действительно важных элементах задачи.
Как ускорить выполнение задачи с помощью ножниц Паркинсона:
✅ Сразу после получение задания вы принимаетесь за её выполнение. Тем самым преодолеваете прокрастинацию.
✅ Вы не тратите время на то, что раньше мешало вам. Вы работаете непосредственно над задачей и избавляетесь от всех отвлекающих вас факторов.
✅ Вы устраняете излишнее внимание к деталям, которые мало влияют на конечный результат. Вы преодолеваете свой внутренний перфекционизм.
✅ Вы повышаете уровень сосредоточенности и творчества. Вы должны придумать способ как быстрее выполнить задачу.
Магия сроков
Действительно жёсткие временные рамки работают как волшебная палочка для повышения производительности. Чем больше времени вы дадите себе на выполнение задачи, тем больше времени потребуется на её выполнение. Когда у вас нет ограничений по времени, вы можете отложить дела настолько сильно, что не выполните их никогда.
Сокращая время, вы сосредотачиваетесь на работе с ключевыми моментами, и результат приходит быстрее. Кроме того, если вы склонны к стрессу из-за того, что откладываете задачи, очень возможно, что короткие сроки его уменьшат.
Используйте меньшие шаги для достижения больших целей. Худшее, что можно сделать с точки зрения закона Паркинсона, — это когда перед вами стоит сложная задача с размытыми временными границами. Лучше всего тогда разделить эту большую задачу на разумное количество более мелких. И уже к этим мелким задачам можно применить определённые ограничения по времени, используя магию сроков.
Важно, чтобы вы серьезно отнеслись к установленным временным рамкам — иначе они потеряют на вас своё мотивирующее влияние
Увеличение темпа работы стимулирует
Почему? Потому что высокий темп, а с ним и скорость выполнения мотивируют.
Чёткое позитивное видение цели
Виденье завершенного действия, отчётливо хранимое в вашем сознании, мотивирует. Начните с виденья результата — вам нужен чётко определённый желаемый конечный результат.
Спринты и перерывы
✔️ Выберите цель, которую хотите достичь.
✔️ Выберете награду — то, что вам действительно понравится.
✔️ Установите будильник на выбранный период времени, например 30 или 60 минут, и работайте, не прерываясь.
Главное — работать в течение установленного периода времени без перерыва, сосредоточенно и эффективно.
Наградите себя, но только тогда, когда зазвонит будильник. Не раньше.
